Контроль бюджета проекта

Планирование и мониторинг бюджета проекта дает целый ряд преимуществ, в том числе и следующие возможности:

• Распределять денежные ресурсы на ключевые результаты и задачи, которые приведут вас к успеху
• Заблаговременно выявлять возможные финансовые проблемы и предотвращать их
• Более эффективное управлять расходами и сокращать непредвиденные траты
• Выполнять только те задачи, которые приближают вашу команду к достижению главной цели
• Следить за финансовыми показателями, чтобы быть в курсе текущего состояния дел

• Не тратьте время на бесполезные задачи

Бюджет мотивирует вас заранее наметить ключевые результаты, не тратить время и деньги на задачи, которые не приведут к успеху, и, наконец, воплотить в жизнь вашу главную цель.

При фиксированном бюджете каждый шаг следует планировать и оценивать. Задачи не могут быть поставлены судя по ощущениям их важности. Вам следует проанализировать, действительно ли эта задача принесет выгоду вам и вашей команде, а не потерю времени и средств.

• Не перерасходуйте деньги

Начиная любой новый проект с фиксированным начальным капиталом, вы должны четко понимать, каким бы блестящим и продуманным ни был ваш план, риски есть всегда. Это означает, что вам не следует заранее рассчитывать на будущий доход и тратить больше денег, чем у вас есть.

Придерживайтесь бюджета, и ваша команда никогда не окажется в сложном материальном положении. Всегда будьте в курсе вашего текущего бюджета, адекватно оценивайте текущие расходы, четко продумывайте дальнейшие траты и не перерасходуйте деньги.

• Имейте возможность безопасно маневрировать

Новые неожиданные задачи? Дополнительные работы? Ничего страшного, если, конечно, подготовиться заранее. Планируя бюджет проекта, не урезайте его слишком сильно. Благодаря запасу в бюджете, вы можете изменить план действий в соответствии с дополнительными деталями и прочими вводными.

Иметь дополнительную сумму денег означает быть в безопасности на случай, если что-то пойдет не так. Рекомендуется дополнительно закладывать до 10% на непредвиденные расходы. Однако не стоит увлекаться завышением затрат, иначе ваш бюджет проекта рискует не получить одобрение.

1. Прежде всего, детализируйте вашу основную цель: разбейте ее на более конкретные ключевые результаты и поставьте необходимые для их достижения задачи.
2. Затем оцените стоимость выполнения каждой задачи и рассчитайте цену всех необходимых материалов и человеческих ресурсов для достижения каждого ключевого результата.
3. После оценки всех намеченных задач вы можете рассчитать общий бюджет, сложив все предполагаемые траты вместе.
4. Не забудьте запланировать дополнительные 10% на непредвиденные расходы. Лучше заранее перестраховаться, чем потом сожалеть.
5. Подтвердите ваш окончательный бюджет проекта и вперед к цели!

Примечание: Бюджет цели является обязательным элементом для получения Отчетов Цели и расчета Оценки Цели.

1. Откройте настройки задачи и перейдите к опции Бюджет.

2. Внесите запланированный для этой задачи бюджет.

Выберите Почасовая оплата, чтобы рассчитать бюджет на основании Почасовой ставки и Запланированных часов. Если вы выбрали эту опцию, внесите значения Почасовой ставки и Запланированных часов, выберите Оплата за Команду / Участника. В результате Запланированный бюджет будет автоматически рассчитан.

Примечание: Оплата за участника означает, что Почасовая ставка будет умножена на количество участников команды.

Или

Оставьте выключенным параметр Почасовая оплата и внесите значение Запланированного бюджета самостоятельно.

3. Запланированный бюджет ключевого результата рассчитывается на основе запланированных бюджетов всех ваших задач. Заполните бюджет всех задач, относящихся к одному ключевому результату и узнайте предполагаемый бюджет для достижения этого ключевого результата.

4. Запланированный бюджет цели рассчитывается на основе запланированных бюджетов всех ваших ключевых результатов. Это означает, что если вы оцените стоимость всех задач, вы сможете увидеть окончательный бюджет проекта.

5. Что ж, составление бюджета проекта - это только половина успеха. Следующий шаг - отслеживание расходов на протяжении всего проекта и учет Фактического бюджета. Рассчитайте стоимость каждой задачи и укажите соответствующие значения в меню настроек задачи.

6. Поскольку фактический бюджет ключевого результата и фактической бюджет цели рассчитываются на основе фактических бюджетов всех ваших задач и ключевых результатов соответственно, вам не следует беспокоиться об их подсчете. Все, что вам нужно сделать, это сравнить запланированный бюджет проекта с фактическим.